通山縣隸屬于我國湖北省咸寧市，位于湖北省東南部，通山縣是“國家新型能源之都、國家全域旅游強(qiáng)縣”，枇杷、油茶、楠竹、茶葉、柑桔、中藥材等六大產(chǎn)業(yè)是通山縣的特色產(chǎn)業(yè)。通山縣是國家重點(diǎn)生態(tài)功能區(qū)、國家全域旅游示范區(qū)，是全國第一個(gè)縣級(jí)紅色政權(quán)誕生地、全國第一個(gè)啟動(dòng)內(nèi)陸核電縣、全國首個(gè)碳交易試點(diǎn)縣。在此背景下，通山縣積累了較為豐富且重要的檔案資源。為了更好地存儲(chǔ)這些檔案資源，檔案整理數(shù)字化工作的開展必不可少。

　　通山檔案整理數(shù)字化過程中，可能會(huì)影響檔案整理數(shù)字化的因素包括：

　　第一，檔案的自然形成因素。由于檔案的自然屬性，使得形成的檔案，無論是載體還是字跡，都是形態(tài)各異，五花八門的。就載體而言，形態(tài)不一，規(guī)格不一，載體用材也是不一樣的。在同一卷檔案中，有機(jī)制紙，有手工紙。同樣是手工紙，還有草紙、竹紙、棉紙、木漿紙等等的不同。不同材質(zhì)的紙，受保存時(shí)間、保存條件的影響，紙張的顏色變化也是很大的;就字跡而言，也同樣多姿多彩：有墨跡、藍(lán)墨水字跡、紅墨水字跡、鉛筆字跡、圓珠筆字跡、鉛印字跡、油印字跡、傳真字跡、噴墨字跡等等，還有紅印泥、藍(lán)印泥等。各種自然形成因素，對(duì)數(shù)字化成像提出了不同的技術(shù)要求，用單一的掃描設(shè)置，勢(shì)必造成顧此失彼。

　　第二，檔案的歸檔整理因素。檔案整理的方法是建立在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案整理基礎(chǔ)上的，其條件是手工管理，其目的是長期保存和利用。檔案經(jīng)過數(shù)字化以后，成為了電子影像，它的保存和利用環(huán)境發(fā)生了根本性的變化。

　　例如，傳統(tǒng)的檔案整理中，特別強(qiáng)調(diào)文件內(nèi)容間的有機(jī)聯(lián)系，報(bào)告與批復(fù)等關(guān)系非常緊密的文件，整理時(shí)都要求整合在一起，裝訂在一起，作為一件檔案來保存和利用，不論其內(nèi)容信息敏感或涉密與否。傳統(tǒng)檔案在利用時(shí)，可以根據(jù)實(shí)際情況，提供一件(一卷)檔案中的部分信息或全部信息。但是，數(shù)字化以后，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境條件下，要采用傳統(tǒng)的利用方式，對(duì)一件電子檔案，進(jìn)行部分信息的可閱讀，部分信息的限制閱讀，實(shí)現(xiàn)起來是非常困難的。

　　第三，檔案的涉密因素。任何一個(gè)單位和部門保存的檔案，總有部分文件是涉密的。對(duì)于涉密文件歸檔和整理都有章可循。但是，對(duì)于涉密文件的數(shù)字化，我們必須遵守國家涉密電子文件管理的要求。絕密文件一般不數(shù)字化，機(jī)密級(jí)及以下文件，雖可以數(shù)字化，但是，必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密管理規(guī)定，尤其是涉密數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、管理和使用，必須有相應(yīng)的涉密網(wǎng)絡(luò)及管理系統(tǒng)，才能滿足需要。

　　第四，檔案的憑證價(jià)值及長期保存因素。檔案是歷史憑證，是需要長期保存的。當(dāng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)以后，檔案的憑證價(jià)值和長期保存等要求，同樣的要求體現(xiàn)在數(shù)字化成果上。為此，在數(shù)字化成果的存儲(chǔ)和管理上，除了考慮一般數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)載體、存儲(chǔ)容量、安全備份等因素外，還要特別注意以下問題：

　　一是如何保證數(shù)字化成果的憑證價(jià)值，保證電子數(shù)據(jù)的真實(shí)性和防篡改性;

　　二是如何保證電子數(shù)據(jù)的長期有效性。數(shù)字化后形成的電子檔案，不僅要現(xiàn)在可讀，而且要讓其“傳宗接代”，保持長期的可利用。

　　第五，檔案的利用因素。檔案中有可公開信息，有不可公開的內(nèi)部信息。如何保證不開放的信息，在數(shù)字化以后仍然保持封閉狀態(tài)，這除了要在數(shù)字化之前，把可公開信息與內(nèi)部信息作嚴(yán)格區(qū)分以外，還要在網(wǎng)絡(luò)布局、系統(tǒng)設(shè)置及管理等許多方面，作出相應(yīng)的調(diào)整和部署。

　　最后，展望未來，通山檔案整理數(shù)字化工作將繼續(xù)深化技術(shù)創(chuàng)新，拓展應(yīng)用場(chǎng)景，提升服務(wù)效能。隨著人工智能、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等新興技術(shù)的不斷融入，檔案整理數(shù)字化將為通山的檔案管理帶來更廣闊的發(fā)展空間和更深遠(yuǎn)的社會(huì)價(jià)值。我們期待通過持續(xù)的優(yōu)化與升級(jí)，通山的檔案管理工作能夠在智能化、高效化和規(guī)范化的道路上不斷前行，為通山的高質(zhì)量發(fā)展提供更加堅(jiān)實(shí)的信息保障。