公文整理歸檔

文件歸檔整理規(guī)定

1、歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。
文件伴隨著機(jī)關(guān)、團(tuán)體和社會(huì)組織的職能活動(dòng)產(chǎn)生，有其自身的形成規(guī)律和特點(diǎn)。2012年印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》為機(jī)關(guān)公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)連同長(zhǎng)期以來各機(jī)關(guān)在文件處理過程中形成的習(xí)慣做法，以及辦公自動(dòng)化條件下電子文件形成的特殊要求，構(gòu)成了文件形成的一般規(guī)律。遵循文件的形成規(guī)律對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理，實(shí)際上是將整理作為文件形成的自然延續(xù)過程，能夠最大限度減少個(gè)人對(duì)文件材料的人工干預(yù)，提升文件整理質(zhì)量。
文件之間的有機(jī)聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中，在來源、時(shí)間、內(nèi)容等方面形成的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性，這種關(guān)聯(lián)性既記錄了文件之間及文件組件之間的互相關(guān)系，也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。在歸檔文件整理中保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，既能更好地反映機(jī)關(guān)主要工作活動(dòng)的歷史面貌，也便于日后的檢索和利用。
2、歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。
文件的價(jià)值是由它的內(nèi)容及其對(duì)本機(jī)關(guān)工作的作用、對(duì)未來研究歷史的作用決定的。就一個(gè)機(jī)關(guān)文件的價(jià)值而言，不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要永久保存?！兑?guī)則》從分類開始，就將不同保管期限的文件區(qū)分開來，為針對(duì)性地開展后續(xù)工作打下了基礎(chǔ)。
便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標(biāo)。便于保管，就是通過區(qū)別文件材料的不同價(jià)值，采取不同的保管策略，以提高管理工作的效能；方便利用，就是要保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，以提高歸檔文件的查全率和查準(zhǔn)率。因此，便于保管和方便利用是建立在遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分不同價(jià)值的基礎(chǔ)之上的，也是檢驗(yàn)歸檔文件整理方法實(shí)用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。
3、歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。
這是一項(xiàng)全新的整理原則。在信息化條件下，歸檔文件整理必須統(tǒng)籌考慮傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和電子文件的整理要求，避免因二者整理的基本原則、基本方法不同而帶來諸多問題。解決這一問題的基本思路就是實(shí)現(xiàn)信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果。因而，合理規(guī)劃歸檔文件整理流程，使辦理完畢的文件能夠直接進(jìn)入整理環(huán)節(jié)，同時(shí)，盡量以文書處理環(huán)節(jié)生成的項(xiàng)目來組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務(wù)人員的工作實(shí)際就顯得尤為重要。
4、歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。
在紙質(zhì)文件與電子文件并行的情況下，保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是目前進(jìn)行歸檔文件整理必須面對(duì)的問題。要實(shí)現(xiàn)二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作，在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書處理階段產(chǎn)生的相關(guān)信息，使二者成為一個(gè)有機(jī)整體；其次要結(jié)合本單位情況，確定是以紙質(zhì)文件還是以電子文件整理為主，再依次確定整理的策略和方法，保證二者整理的協(xié)調(diào)一致。
【法律依據(jù)】
《實(shí)施細(xì)則》第二條規(guī)定：2.1歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.2歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.3歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。所使用的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)符合國家檔案局有關(guān)檔案管理系統(tǒng)軟件功能要求及江蘇省有關(guān)地方標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。2.4歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

公文寫作基礎(chǔ)：公文處理程序與方法

公文處理程序與方法：包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡(jiǎn)高效、安全保密的原則。

（一）收文處理程序與方法

收文處理的一般過程

1、簽收。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對(duì)無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時(shí)間。

2、登記。對(duì)公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。

3、初審。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來文單位并說明理由。

4、承辦。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門對(duì)交辦的`公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。

5、傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

6、催辦。及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。

7、答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。

（二）發(fā)文處理程序與方法

發(fā)文處理的一般過程

1。復(fù)核。已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報(bào)原簽批人復(fù)審。

2。登記。對(duì)復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號(hào)、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。

3。印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場(chǎng)所印制。

4。核發(fā)。公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。

（三）公文的整理和歸檔

1。涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、城市機(jī)要文件交換站或者收發(fā)件機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞，通過密碼電報(bào)或者符合國家保密規(guī)定的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。

2。需要?dú)w檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集齊全、整理歸檔。兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，相關(guān)機(jī)關(guān)保存復(fù)制件。機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)的，在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)歸檔。

公文辦理完畢后如何處理

法律分析：根據(jù)我國相關(guān)法律的規(guī)定，在公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)整理（立卷）、歸檔。

法律依據(jù)：《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》 第三十八條 公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔。

個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

電子公文歸檔管理暫行辦法(2018修正)

第一條　為了加強(qiáng)對(duì)電子公文的歸檔管理，有效維護(hù)電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，制定本辦法。第二條　本辦法所稱的電子公文，是指各地區(qū)、各部門通過由國務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。第三條　電子公文形成單位應(yīng)指定有關(guān)部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)本單位的電子公文歸檔工作，將電子公文的收集、整理、歸檔、保管、利用納入機(jī)關(guān)文書處理程序和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。
　　機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)參與和指導(dǎo)電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環(huán)節(jié)。第四條　副省級(jí)以上檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)電子公文的歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
　　電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性，移交前由形成部門負(fù)責(zé)，移交后由檔案部門負(fù)責(zé)。第五條　電子公文參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件的歸檔范圍進(jìn)行歸檔并劃定保管期限。第六條　電子公文一般應(yīng)在辦理完畢后即時(shí)向機(jī)關(guān)檔案部門歸檔。第七條　符合國家有關(guān)規(guī)定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔。電子公文歸檔應(yīng)當(dāng)符合電子文件歸檔和電子檔案管理的要求。第八條　需要永久和長(zhǎng)期保存的電子公文，應(yīng)在每一個(gè)存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的符合規(guī)范要求的機(jī)讀目錄。第九條　電子公文的收發(fā)登記表、機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對(duì)應(yīng)的電子公文一同歸檔保存。第十條　電子公文的歸檔應(yīng)在“全國政府系統(tǒng)辦公業(yè)務(wù)資源網(wǎng)電子郵件系統(tǒng)”平臺(tái)上進(jìn)行，各電子公文形成單位檔案部門應(yīng)配置足夠容量和處理能力及相對(duì)安全的系統(tǒng)設(shè)備。第十一條　電子公文形成單位應(yīng)在運(yùn)行電子公文處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設(shè)置足夠容量、安全的暫存存儲(chǔ)器，存放處理完畢應(yīng)歸檔保存的電子公文，以保證歸檔電子公文的完整、安全。第十二條　電子公文形成單位應(yīng)在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄對(duì)電子公文實(shí)時(shí)操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等，以保證歸檔電子公文的真實(shí)性。第十三條　電子公文形成單位應(yīng)在電子公文歸檔時(shí)按照國家有關(guān)要求對(duì)其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢查。第十四條　歸檔電子公文的移交形式可以是交接雙方之間進(jìn)行存儲(chǔ)載體傳遞或通過電子公文傳輸系統(tǒng)從網(wǎng)上交接。第十五條　通過存儲(chǔ)載體進(jìn)行交接的歸檔電子公文，移交與接收部門均應(yīng)對(duì)其載體和技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。第十六條　歸檔電子公文應(yīng)存儲(chǔ)到符合保管要求的脫機(jī)載體上。歸檔保存的電子公文一般不加密，必須加密歸檔的電子公文應(yīng)與其解密軟件和說明文件一同歸檔。第十七條　歸檔的電子公文，應(yīng)按本單位檔案分類方案進(jìn)行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。第十八條　檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)歸檔電子公文的管理，提供利用有密級(jí)要求的歸檔電子公文，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密的規(guī)定，采用聯(lián)網(wǎng)的方式提供利用的，應(yīng)采取穩(wěn)妥的身份認(rèn)定、權(quán)限控制及在存有電子公文的設(shè)備上加裝防火墻等安全保密措施。第十九條　超過保管期限的歸檔電子公文的鑒定和銷毀，按照歸檔紙質(zhì)文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對(duì)確認(rèn)銷毀的電子公文可以進(jìn)行邏輯或物理刪除，并應(yīng)由檔案部門列出銷毀文件目錄存檔備查。第二十條　其他類型電子公文的歸檔管理可參照本辦法。第二十一條　本辦法未盡事宜，參照國家其他有關(guān)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。第二十二條　本辦法由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。第二十三條　本辦法自2003年9月1日起施行。

公文歸檔與管理有哪些要求？

公文歸檔要求：根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于發(fā)布國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的通知》規(guī)定，公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷)、歸擋。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理（立卷)，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)整理（立卷)、歸檔，其他機(jī)關(guān)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)整理（立卷)歸檔。歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。

擬制備修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存擋要求。公文管理要求:根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于發(fā)布國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的通知》規(guī)定，公文由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。文秘部門應(yīng)當(dāng)建立健全本機(jī)關(guān)公文處理的有關(guān)制度。上級(jí)機(jī)關(guān)的公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外，下一級(jí)機(jī)關(guān)經(jīng)負(fù)責(zé)人或者辦公廳（室）主任批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。公開發(fā)布行政機(jī)關(guān)公文，:必須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機(jī)關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。