檔案信息化，是指檔案部門運用現代信息技術，加強檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用。檔案信息化的基本內涵包括：檔案信息利用的網絡化、檔案信息存儲的數字化和檔案信息管理的標準化。就其微觀含義而言，檔案信息化就是運用現代信息技術管理電子文件，對物理形態(tài)的檔案文獻作符合信息化環(huán)境和目標的轉化。就其宏觀而言，檔案信息化是一項復雜的系統(tǒng)工程，它不僅包括信息技術在檔案管理中的廣泛應用，還包括信息技術應用過程中的觀念基礎和人文基礎建設。

　　宜興信息化檔案柜公司開展檔案信息化工作的具體內容包括以下幾個方面：

　　檔案信息化建設是一項系統(tǒng)工程，要提高檔案信息化建設的效率，應系統(tǒng)分析檔案信息化建設的構成要素，厘清相互關系，在此基礎上確立檔案信息化建設的基本內容。檔案信息化的構成要素歸納為檔案信息網絡、檔案信息資源、檔案信息化專業(yè)人才、信息化技術及裝備、檔案信息化法規(guī)標準等五個方面。

　　檔案信息網絡是數字檔案信息傳輸、交流的平臺，是檔案信息化最基本的設施，包括專門構造的檔案局域網、區(qū)域檔案網等檔案信息專用網絡和政務網、互聯網等公共的或一定范圍內共享的信息網絡平臺。

　　檔案信息資源是指存儲于各種介質中的各類在線或脫機的數字資源，包括電子檔案和檔案數字信息。檔案信息資源是檔案信息化的核心要素，檔案信息網絡化的根本目的是檔案信息資源的充分共享，離開檔案信息資源，檔案信息化就成為無源之水，無本之木。

　　檔案信息化人才是所有具有信息化專門知識和專業(yè)技能，能夠以其創(chuàng)造性的勞動為檔案信息化建設作出貢獻者，具體可分為管理型人才、技術型人才、技能型人才和研究型人才四種類型。檔案信息化人才是推動檔案信息化發(fā)展的動力，是檔案信息化建設最寶貴的資源。

　　信息技術及設備是指支撐檔案信息化建設的現代信息技術及基于現代信息技術的物化手段，包括數據處理技術、網絡通信技術、信息存儲技術及設施設備等。信息技術及裝備是檔案信息化建設的物質基礎。

　　檔案信息化法規(guī)、標準則是指推動檔案信息化發(fā)展、規(guī)范檔案信息化建設必需的法律、法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件及標準等，包括國際、國家信息化公共的法規(guī)、標準和檔案信息化專門性法規(guī)、標準。

　　智能檔案柜由硬件和軟件兩大部分組成，可以實現從檔案的生產，入盒，上架，下架，借閱，歸還，銷毀等環(huán)節(jié)的一個閉環(huán)管理，同時這些過程完整的記錄在系統(tǒng)數據庫中，實現檔案全生命周期的管理。方便，快捷，提高工作效率。宜興信息化檔案柜公司的信息化檔案柜有哪些特點和功能呢?

　　對位存放：每個檔案盒具有唯一ID標識，須對位存放。錯位存放時系統(tǒng)自動提示核對存放位置，并指示正確的存放位置。

　　雙重提示：通過指示燈和語音播報提示正確領用或歸還檔案。

　　借還自動記錄功能：系統(tǒng)自動識別出入檔案室的檔案，并與人臉門禁識別的人員自動綁定，實現檔案借還自動記錄功能。

　　借閱流程審批功能：提供在線申請審批借閱電子檔案，或預約到檔案館實物借閱。提供在線預約審批功能，查看電子化檔案功能。

　　查詢分析功能：實現檔案的模糊檢索、精確檢索、分類檢索、篩選查詢等;提供檔案數據統(tǒng)計導出功能，包括：檔案查閱情況、借閱時間、借閱人員信息、用戶操作信息、檔案數量明細等信息Excel表格方式導出。

　　門禁安全功能：實現未通過借閱流程的檔案出檔案室報警反饋功能，已通過借閱流程的檔案出檔案室再次確認，系統(tǒng)自動記錄檔案的出庫時間信息。

　　檔案位置查詢功能：具有查詢權限的工作人員可登入系統(tǒng)查詢，輸入檔案的名稱、ID等信息就可以精準定位檔案在某一貨架的第幾行第幾列。

　　定期管理功能：支持設定每份檔案的保管或清點期限，過期自動歸類，并提示管理員進一步操作。

　　安全管理功能：當檔案盒在非正常情況下通過門禁離開檔案室，系統(tǒng)自動報警。

　　環(huán)境監(jiān)測與調節(jié)：自動監(jiān)測檔案室內溫度、濕度、煙霧等環(huán)境數據，支持自定義設定告警溫濕度;當檔案室內發(fā)生火情時，煙霧傳感器發(fā)出報警提示管理人員。當檔案室內溫度或者濕度高過設定的警戒值時，系統(tǒng)會自動啟動空調或抽濕機工作，讓檔案室始終在最合適的存儲環(huán)境。