所謂的檔案數(shù)字化，指的是隨著計算機技術、掃描技術、掃描矩陣CCD技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

　　上海檔案掃描數(shù)字化公司開展工作的重要意義：

　　第一，強化經(jīng)濟效益。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的借閱、利用，需要對紙質(zhì)檔案進行復印，對檔案管理人員的時間和辦公費用牽扯過多，導致辦公成本上漲，效率低下。檔案數(shù)字化管理能解決這一問題，電子檔案的查閱和利用可以利用網(wǎng)絡傳輸，有效避免對紙質(zhì)檔案反復復印造成的人力、物力方面的浪費。

　　第二，提升查詢效率。當前，國家鼓勵和支持可開放檔案的查閱、利用。檔案數(shù)字化管理能達到快速檢索、異地傳輸、遠程利用、隨時可查等操作，能方便快捷地提供利用。全面實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理之后，履行查檔手續(xù)的檔案利用者可以在檔案軟件系統(tǒng)中搜索關鍵詞，就能查到他所需要的檔案信息，大大提升查詢效率。

　　第三，增強原件保護。通過掃描的手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，能對紙質(zhì)檔案本身起到一個保護的作用。檔案數(shù)字化管理后，檔案的查閱、利用完全可以用電子檔案代替檔案原件，能相應減少利用過程中翻閱對檔案原件造成的損傷，對檔案原件起到一個保護作用。用電子檔案代替檔案原件利用時，也可以有效避免孤本受限的問題。

　　第四，保障信息安全。在檔案數(shù)字化過程中，可以對破舊、損壞的紙質(zhì)檔案進行修復，延長紙質(zhì)檔案的壽命。另外，可以對形成的電子檔案進行備份和紙質(zhì)檔案異地保存，可以有效規(guī)避由自然災害等不可抗力因素帶來的檔案信息丟失。

　　上海檔案掃描數(shù)字化公司開展工作過程中可能會使用到的工具包括：

　　1.掃描儀/數(shù)字拍攝儀：用于將紙質(zhì)文件數(shù)字化為電子文件的工具。

　　2. OCR(光學字符識別)軟件：用于將掃描或拍攝的圖像文件轉(zhuǎn)換為可編輯的文本文件。3.文件管理系統(tǒng)/智能電子檔案管理系統(tǒng)：用于存儲、分類、索引和檢索電子檔案的軟件系統(tǒng)。

　　4.數(shù)字存儲設備：包括硬盤、閃存驅(qū)動器、云存儲等，用于存儲電子檔案。

　　5.數(shù)字簽名工具：用于對電子文檔進行電子簽名，確保文件的真實性和完整性。

　　6. 數(shù)據(jù)備份和恢復工具：用于定期備份電子檔案，并在需要時進行恢復。

　　7. 數(shù)據(jù)安全工具：包括防病毒軟件、防火墻、加密軟件等，用于保護電子檔案的安全性和機密性。

　　8.手寫輸入和識別軟件：用于將手寫的文件或筆記數(shù)字化，并進行文字識別。

　　9.數(shù)字審閱工具：用于多人協(xié)同審閱和批注電子檔案

　　10.共享和協(xié)作工具：如云存儲平臺、協(xié)同辦公軟件等，用于多人共享和協(xié)作電子檔案。

　　這些工具可以根據(jù)具體的需求和場景進行選擇和組合使用，以實現(xiàn)有效的檔案數(shù)字化管理。

　　最后，展望未來，上海檔案掃描數(shù)字化公司面臨著諸多發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)。隨著國家對數(shù)字經(jīng)濟、智慧城市建設的大力推進，檔案數(shù)字化作為城市數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要組成部分，市場需求將持續(xù)增長。同時，技術的不斷進步，如人工智能、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術與檔案數(shù)字化的深度融合，將為行業(yè)發(fā)展帶來新的機遇。